Functionaliteiten
iFlow Incasso is specifiek ontwikkeld om het incassotraject te versnellen en vereenvoudigen. Een aantal belangrijke kenmerken en voordelen van iFlow Incasso op een rij:

DIGITALE DOSSIERVORMING
Volledig digitale dossiervorming, eenvoudig bijhouden alle relevante gegevens
AGENDA
Uitgebreide (automatische) agenda met herinneringsfunctie zoals in Outlook
CORRESPONDENTIE
Automatisch genereren correspondentie in MS Word formaat
DOCUMENT MANAGEMENT
Centrale opslag van al uw documenten en correspondentie d.m.v. document management
WORKFLOW
Een uitgebreide workflow die (indien gewenst) per opdrachtgever is in te stellen
BULKVERWERKING
Dankzij de uitgebreide workflow en de mogelijkheid om dossiers te importeren kunt u snel en eenvoudig grote hoeveelheden dossiers verwerken
AUTOMATISCHE BEREKENINGEN
Automatische berekening van alle (flexibele) financiële gegevens
MANAGEMENT INFORMATIE
Statistieken en informatie om de aansturing van medewerkers te bevorderen
WEB-ENABLED
Volledig gebaseerd op webtechnologie; indien gewenst kunt u via internet gebruik maken van iFlow Incasso
ONLINE DOSSIERINZICHT
7 dagen per week, 24 uur per dag online dossierinzicht voor uw opdrachtgevers en debiteuren

Functionaliteiten in detail
Het systeem is opgebouwd rondom dossiers, opdrachtgevers en debiteuren. Op deze verschillende niveaus zijn o.a. de volgende gegevens bij te houden:
Dossierniveau
  • Acties
    Alle (bel)acties op een dossier kunnen eenvoudig worden bijgehouden. U kunt aangeven of een actie inzichtelijk moet zijn voor uw opdrachtgever (als u ook gebruik maakt van de iFlow Incasso Web Portal).

  • Vorderingen
    Alle vorderingen die bij een dossier horen kunt u in het systeem invoeren. Op basis van de factuurdatum en vervaldatum wordt vervolgens automatisch de rente berekend.

  • Transacties
    Door alle transacties, waaronder ontvangsten, ontvangsten cliënt en afdrachten, wordt o.a. berekend hoeveel u nog moet afdragen en hoeveel de debiteur nog verschuldigd is.

  • Rente
    iFlow Incasso kent 6 verschillende renteberekeningen. De wettelijke rente voor handelstransacties, wettelijke rente voor consumententransacties en de contractuele rente. Deze kunnen vervolgens enkelvoudig of samengesteld worden berekend. U kunt er verder voor kiezen om de rente op een bepaalde datum aan te zeggen, of de rente te berekenen op basis van de vervaldata van de vorderingen. Ook de einddatum van de renteberekening kun u zelf instellen.

  • Artikelen
    Artikelen kunt u toevoegen aan een dossier indien u overige kosten hebt gemaakt, zoals bijvoorbeeld een adresonderzoek. Deze artikelen worden weer verrekend met de afdrachten en eindafrekening.

  • Correspondentie / documentbeheer
    Standaard kunt u met iFlow Incasso een ongelimiteerd aantal documenten genereren op basis van de dossiergegevens: aanmaningen, betalingsregelingen, opdrachtbevestigingen, etc. Daarnaast kunt u al uw overige documenten die betrekking hebben op een specifiek dossier eenvoudig opslaan binnen de dossiermap. De documenten zijn dan zowel via de applicatie als uw normale netwerk te benaderen, de mappen zijn volledig gesynchroniseerd.

  • Derden
    Naast de opdrachtgever en debiteur zijn er vaak derde partijen die iets met een dossier te maken hebben. Denk hierbij aan een advocaat, een deurwaarder, etc. Binnen 'derden' kunt u deze partijen eenvoudig aan het dossier koppelen, waardoor u deze derden bijvoorbeeld eenvoudig brieven kunt sturen.

  • Agenda
    De agenda komt op meerdere plekken in de applicatie voor. Binnen een dossier laat de agenda alle agendapunten van het betreffende dossier zien. Sommige agendapunten worden automatisch aangemaakt middels de workflow, sommige agendapunten kunt u zelf invoeren. De agenda is voorzien van een herinneringsfunctie zoals in MS Outlook.

  • Betalingsregeling
    U kunt heel eenvoudig een betalingsregeling aanmaken. Op basis van een het aantal termijnen of een termijnbedrag en het specificeren van een betaalperiode wordt automatisch een periodebedrag uitgerekend. U kunt er echter ook voor kiezen om losse termijn in te voeren. Uiteraard worden er ook automatisch agendapunten aangemaakt op de dagen dat u moet controleren of de betaling binnen is.

  • Notities
    Notities is een vrij invulbaar tekstveld waarin u kunt noteren wat u wilt.

  • Tarieven
    De tarieven voor een dossier worden automatisch overgenomen van de tarieven die gelden voor de opdrachtgever (zie opdrachtgever -> tarieven), maar kunt u per dossier ook aanpassen.

  • Afrekenen
    iFlow Incasso voert continu op de achtergrond alle financiële berekeningen voor u uit. Op het moment dat u besluit een dossier te sluiten kunt u in het onderdeel afrekenen inzicht krijgen in al deze financiële gegevens. Aan de hand hiervan wordt u geadviseerd wat te doen; bent u uw opdrachtgever nog geld verschuldigd en moet u een afdracht doen, of moet u kosten en/of provisie in rekening brengen? Met één druk op de knop kunt u vervolgens een factuur maken en het dossier sluiten.

Debiteurniveau

  • Contactpersonen
    Per debiteur kunt u een aantal contactpersonen opnemen. Eén persoon wordt altijd aangemerkt als de primaire contactpersoon. Alle correspondentie wordt aan deze persoon gericht. Omdat u per contactpersoon de correspondentietaal kunt instellen wordt alle correspondentie altijd in de juiste taal verstuurd.

  • Dossiers
    Binnen het dossieroverzicht kunt u zien welke dossiers bij een opdrachtgever horen. Uiteraard kunt u binnen dit overzicht zoeken naar specifieke dossiers en is dit overzicht te sorteren op verschillende kenmerken.

  • Agenda
    Bij de debiteur laat de agenda alle agendapunten zien van alle dossiers van de geselecteerde debiteur.

  • Notities
    Notities is een vrij invulbaar tekstveld waarin u kunt noteren wat u wilt.
  Opdrachtgeverniveau
  • Contactpersonen
    Per opdrachtgever kunt u een aantal contactpersonen opnemen. Eén persoon wordt altijd aangemerkt als de primaire contactpersoon. Alle correspondentie wordt aan deze persoon gericht. Omdat u per contactpersoon de correspondentietaal kunt instellen wordt alle correspondentie altijd in de juiste taal verstuurd.

  • Tarieven
    U kunt per opdrachtgever verschillende tarieven hanteren. Deze worden standaard overgenomen door alle dossiers van die opdrachtgever, u kunt die echter op dossierniveau weer aanpassen.

  • Bankrekeningen
    U kunt één of meerdere bankrekeningen bijhouden per opdrachtgever, waarvan er altijd één als primaire bankrekening wordt aangemerkt. Deze zal worden gebruikt bij het genereren van documenten e.d.

  • Dossiers
    Binnen het dossieroverzicht kunt u zien welke dossiers bij een opdrachtgever horen. Uiteraard kunt u binnen dit overzicht zoeken naar specifieke dossiers en is dit overzicht te sorteren op verschillende kenmerken.

  • Correspondentie / documentbeheer
    Standaard kunt u met iFlow Incasso een aantal documenten genereren op basis van de opdrachtgevergegevens: inloggegevens voor de iFlow Incasso Web Portal, faxvoorbladen, etc. Daarnaast kunt u al uw overige documenten die betrekking hebben op een specifieke opdrachtgever eenvoudig opslaan binnen de opdrachtgevermap. De documenten zijn dan zowel via de applicatie als uw normale netwerk te benaderen, de mappen zijn volledig gesynchroniseerd.

  • Agenda
    Bij de opdrachtgever laat de agenda alle agendapunten zien van alle dossiers van de geselecteerde opdrachtgever.

  • Notities
    Notities is een vrij invulbaar tekstveld waarin u kunt noteren wat u wilt.

  • Artikelen
    Artikelen kunt u toevoegen aan een opdrachtgever indien u overige kosten hebt gemaakt, zoals bijvoorbeeld een adresonderzoek. Deze artikelen worden weer verrekend met de eindafrekening.

  • Afdrachten
    Afdrachten kunt u doen op opdrachtgeverniveau. Indien er voor een opdrachtgever afdrachten mogelijk zijn - het systeem rekent dit voor u uit - kunt u aangeven voor welke dossiers van een opdrachtgever u een afdracht wilt doen. Er wordt vervolgens automatisch een brief voor de opdrachtgever gegenereerd en binnen alle dossiers worden de afdrachten als transactie geregistreerd.

Dashboard

Het dashboard is het centrale beginpunt van de applicatie en laat de agenda zien met daarin alle agendapunten van alle dossiers die door de ingelogde gebruiker worden behandeld. Daarnaast kunt u vanaf het dashboard snel naar een dossier, opdrachtgever of debiteur en ziet u welke dossiers u als laatste hebt gewijzigd.

Management informatie

In het onderdeel management informatie kan een schat aan informatie gevonden worden die voor een (account)manager interessant is. Omzetgegevens, een overzicht van dossiers die meer dan x dagen niet behandeld zijn, een overzicht van dossiers die gesloten kunnen worden, planningsgegevens, algemene statistieken (omzet, aantal dossiers per gebruiker / status), etc.

Financiële informatie

In het onderdeel financiële informatie kunt u o.a. transacties inboeken, transacties importeren, transacties exporteren, alle facturen terugvinden, etc. 

Overige functionaliteiten

Naast bovenstaande functionaliteiten kunt u uiteraard ook opdrachtgevers, dossiers en debiteuren toevoegen, uitgebreid zoeken naar dossiers, dossiers importeren, het systeem configureren (gebruikers toevoegen, standaard acties / agendapunten / artikelen aanmaken, dossiers overdragen, globale financiële gegevens instellen, etc.). Vrijwel alle overzichten, zoals bijvoorbeeld de agenda, zijn eenvoudig te printen.